Współdzielenie plików w dobie pracy zdalnej jest zdecydowanie standardem i korzystają z tego wszystkie korporację. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań pozwalających na współdzielenie plików nawet w mniejszych firmach w przystępnych cenach.
W tym artykule dowiesz się jakiego programu użyć do współdzielenia w swojej firmie, gdzie współdzielenie sprawdza się najbardziej oraz jakie są zalety takiego rozwiązania. W swojej ofercie posiadamy wdrożenie i instalację systemu Nextcloud.
Czym jest Nextcloud?
Nextcloud jest systemem wymiany plików z większą funkcjonalnością w porównaniu do Dropbox, Office 365, czy Google Drive. Nextcloud jest aktualnie wiodącym system OpenSource w branży, posiada bardzo intuicyjny system obsługi i wyposażony jest w wiele zabezpieczeń pozwalających Ci nie martwić się o swoje pliki.
Nextcloud może być rozbudowany o dodatkowe moduły takie jak: możliwość wspólnej edycji plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, czat wewnętrzny, tablicę ogłoszeń i wiele innych dodatków.
System współdzielenia plików na własnej stronie internetowej
Nextcloud może zostać skonfigurowany taki sposób, aby wyświetlał się w Twojej domenie dzięki skorzystaniu z subdomeny. Zastosowanie Nextcloud w subdomenie gwarantuje profesjonalny wygląd systemu oraz spójność z identyfikacją wizualną Twojej firmy.
Bez problemu można dostosować system Nextcloud do wyglądu Twojej strony internetowej, w ramach personalizacji mogą zostać zmienione czcionki, kolory czy logo wraz ze spersonalizowanym ekranem logowania.
Współdzielenie plików dla Kancelarii Radcy Prawnego i Kancelarii Adwokackiej
Zdajemy sobie sprawę jak ważne jest bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików w Kancelarii Radcy Prawnego i Kancelarii Adwokackiej. Nextcloud posiada zaawansowany system zabezpieczeń i umożliwia między innymi dodatkowe szyfrowanie po stronie serwera. Nextcloud daje nam możliwość na:
- ustawienie daty wygaśnięcia pliku/folderu,
- ustawienie hasła do pliku/folderu,
- ustawienie notatki wyświetlającej się po otworzeniu pliku,
- udzielenie dostępu wewnątrz organizacji,
- przesłanie pliku bez możliwości podglądu plików aktualnie znajdujących się w folderze.
Biorąc pod uwagę powyższe nextcloud idealnie sprawdzi się jako system współdzielenia plików dla Kancelarii Radcy Prawnego i Kancelarii Adwokackiej.
Współdzielenie plików dla biur rachunkowych i księgowych
Prowadząc biuro rachunkowe / księgowe często mamy konieczność wymiany plików z obsługiwanymi firmami. Nextcloud stworzony jest do wymiany plików na najwyższym poziomie technologicznym. Możliwości konfiguracyjnych Nextclouda jest cała masa, przykładowo dla każdego klienta możesz udostępnić przestrzeń na dysku z określoną strukturą gdzie będzie samodzielnie zamieszczał pliki.
Nextcloud daje możliwość przydzielenia uprawnień do edycji/podglądu poszczególnych folderów. Z tym rozwiązaniem masz pewność, że klient nie zobaczy innych folderów na Twoim dysku, bądź nie usunie przypadkowo plików. Dodatkowe funkcjonalności:
- możliwość tworzenia nieograniczonej liczby użytkowników oraz grup,
- możliwość utworzenia dowolnej struktury plików,
- zaawansowana kontrola historii,
- możliwość przesyłania komunikatów do klientów,
- przesłanie pliku bez możliwości podglądu plików aktualnie znajdujących się w folderze.
Z systemu Nextcloud korzysta aktualnie wielu biur rachunkowych i księgowych na terenie Unii Europejskiej.
Przypadkowe usunięcie współdzielonych plików?
Z Nextcloudem to nie problem!
Nextcloud umieszcza wszystkie usunięte pliki w koszu, a dzięki obszernym informacją na temat aktywności wiesz dokładnie kiedy pojawia się zmiana w plikach i przez kogo została dokonana.
Pliki mogą być automatycznie usuwane z kosza na podstawie np. tagu który automatycznie będzie przypisywany do pliku/folderu na podstawie określonej grupy użytkowników.
Jak wygląda współdzielenie plików?
System współdzielenia plików dostępny jest w formie przeglądarkowej oraz jest dostępny w formie klienta na komputery z systemem Windows oraz OS. Do aplikacji przewidziana jest również aplikacja mobilna na Androida oraz iOS.
Obsługa systemu jest bardzo intuicyjna, pliki czy foldery udostępnisz w mgnieniu oka.
Bezpieczne współdzielenie plików
Nextcloud stawia na bezpieczeństwo, w ramach systemu współdzielenia plików możesz liczyć na:
- Pełne logowanie oraz monitoring aplikacji
Nextcloud posiada wbudowane funkcje do monitorowania oraz logowania. Systemy są kompatybilne z używanymi w branży narzędziami takimi jak Splunk, Nagios czy OpenNMS. - Uprawnienia użytkowników
Administratorzy aplikacji mają możliwość przydzielenia uprawnień udostępniania oraz dostępu do określonych folderów / plików. Pliki mogą być chronione hasłem, datą wygaśnięcia czy za pomocą blokady możliwości pobrania. - Automatyczne usuwanie plików
Nextcloud doskonale sprawdzi się nawet w mniejszej powierzchni dyskowej dzięki systemowi automatycznego usuwania danych. Za pomocą tego systemu możesz zdecydować, przez jak długi okres czasu pliku powinny znajdować się na serwerze. - System dostępu do plików
Przypisz ograniczenia, takie jak „Pliki XLSX z działu HR nie mogą być dostępne poza firmą” lub „pracownicy w USA nie powinni uzyskiwać dostępu do danych klientów z europejskich centrów danych”, wraz z Nextcloudem ograniczenia dostępu do plików są możliwe! - Bezpieczne połączenie na poziomie klasy wojskowej
Nextcloud wykorzystuje standardowe w branży szyfrowanie SSL/TLS do przesyłania danych. Ponadto dane przechowywane w pamięci masowej mogą być szyfrowane przy użyciu domyślnego szyfrowania AES-256 klasy wojskowej z zarządzaniem kluczami opartym na serwerze lub niestandardowym. Opcjonalnie i dla poszczególnych folderów dane bazowe mogą być szyfrowane od końca do końca na kliencie z serwerem pomagającym w udostępnianiu i zarządzaniu kluczami przy użyciu modelu Zero-Knowledge. - Zgodność
Nextcloud stawia wszystkie elementy zapewniające zgodność z przepisami, takimi jak HIPAA i RODO, na wyciągnięcie ręki. Obejmuje to obszerną dokumentację na portalu dostępowym, konkretne aplikacje do żądań danych, a także funkcje szyfrowania i bezpieczeństwa w samym Nextcloud.